Как да организирате файлове

Организацията на вашата файлова система може да предотврати загубата на документи . След като организирате файловете, можете да намалите броя на документите в папките си и да представите само това, което е важно и важно за вас.

Ще ви е необходимо:
  • Висящи папки
  • Файл с папки
  • Tags
Следващи стъпки:

1

Сортирайте документите от вашата организация на групи, тъй като това ще помогне за координирането на вашите категории или класове. Решете кои документи трябва да бъдат поставени във всяка категория. Създавайте секции във всяка категория, тъй като това ще ви помогне в управлението и организацията на вашите файлове.

2

Създайте подкатегории за всяка категория. Може да е трудно да се организира файлова система в категории и подкатегории, но ще бъде удобно след организирането на файловата система. Тези файлови системи могат да бъдат полезни и в допълнение, можете да опростите файловата система, като разделите на различни подкатегории като място, дата и име.

3

Категоризирайте системата на папките, като използвате кодирани цветове, за да направите всички важни файлове и да ги държите отделни един от друг. Важни цветове ще ви помогнат да намерите всеки файл, който е под въпрос по всяко време, и няма да се налага да проверявате всяка папка, когато трябва да намерите даден файл.

4

Използвайте три до пет цвята. Използвайте определен цвят за всяка категория. Можете да използвате син цвят за домакински файлове, червен за медицински файлове, зелен за финансови файлове и оранжев за лични файлове. С помощта на цветовете можете да разделите всяка категория.

5

Използвайте цветни етикети за окачване на папки и бели етикети за етикетиране, тъй като те могат лесно да се четат в бяло. Поставете всеки етикет в позицията за табулиране на папката въз основа на категориите, които сте създали по азбучен или цифров ред.

съвети
  • Можете да поставите етикета в папката си с цифри, но избягвайте да организирате файловете по ред. Може да предпочетете да имате файлова система по азбучен ред с имена като лекари, домакински финанси и персонал.
  • Използването на определен цвят, като червено за медицински записи, идентифицира значението на файла и ще бъде лесно достъпно за достигане до тях, когато дойде времето за повиквания за спешна помощ.