Как да организираме финансовата документация на фирмата

Правилната организация на финансовата документация е определящ фактор за правилното функциониране на всяка компания. И, освен това, за оптимално управление на икономическите ресурси, извършване на ежедневен контрол на счетоводните документи е от съществено значение да бъдат запознати с всички сделки и бързо да се разрешат проблемите с ликвидността, които могат да възникнат. То също е много важно на правно равнище, тъй като разполагането на цялата поръчана и актуализирана документация може да улесни спазването на законовите задължения и да избегне възможни проблеми и претенции от държавата. В следващата статия ще ви покажем няколко прости метода за организиране на финансовата документация на компанията .

1

Ключът към пълния контрол на документацията е в задачата за организиране, идентифициране, кодиране и архивиране на ежедневно всички документи, свързани с икономическото упражняване на компанията. По този начин, ние можем да ги локализираме лесно и да ги изхвърляме, когато е необходимо, така че е много важно също така да сте чисти и да поддържате поръчка, за да избегнете грешки или загуба на документи. Да видим по-долу прости и практични решения за организирането на физически документи.

2

Фокусирайки се върху фактурирането, един добър вариант е да подадете отделно, ако има такива, фактурите на доставчиците и фактурите на клиентите. Методът, който можем да следваме, е да дефинираме и присвоим броячи за всеки от доставчиците и клиентите и да класифицираме фактурите в картотеките, които съдържат тази номерация. Един прост начин да се направи това е да се използва различен картотечен шкаф за клиенти и доставчици, сортиране по азбучен ред и винаги следвайки хронологичен ред за всеки, избягвайки временни нарушения. Друга опция за попълване на файла с фактури е да го направите, използвайки таблица на Excel, за да следите фактурите, които са били издадени и получени, в случай на необходимост, за улесняване на търсенето.

3

Други важни счетоводни документи са тези, които правят ефективното плащане на данъци, съответстващи на дейността на дружеството. Най-простото е да се създаде организация по вид данъци (ДДС, IRPF, корпоративен данък и т.н.) и да ги подаде по този критерий. Винаги е важно да го архивирате хронологично, тъй като това ще улесни намирането на необходимия документ по-късно.

4

По отношение на управлението на въпросите, свързани с човешкия екип на компанията, ефикасна алтернатива е да се даде възможност на кабинета за класифициране на документите на всеки един от служителите. Това означава, че в папките се събират както файловете на всеки работник, като трудов договор, ведомост, обезщетения, медицински прегледи и т.н. Трябва да бъдете много внимателни и дисциплинирани с този файл, тъй като това е информация, която всички работници на компанията не могат да знаят, защото съдържат поверителна информация, така че би било важно да я държите заключена или на частно място. В допълнение, тя трябва винаги да бъде на разположение в случай на евентуална проверка.

5

В допълнение към добре организираните физически документи, от съществено значение е да има адекватна организация на всички цифрови файлове, а един изключителен начин за постигане на това е да имате услугата на счетоводител. Ще бъде възможно да се управляват всички счетоводни, данъчни и трудови въпроси на нашия бизнес, като разполагаме с необходимата информация и инструменти по всяко време. По този начин ще разполагаме с всички бизнес документи, които са добре разположени и в рамките на нашите възможности.